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Errores mas comunes de Contabilidad en las Pymes Monterrey
Ramiro Balleza Polina • Nov 11, 2020
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Errores mas comunes de Contabilidad en las Pymes Monterrey
Muchas pymes y pequeños negocios han optado por tercerizar su contabilidad con el objetivo de llevar una mejor gestión
Negocios y empresas han tenido que enfrentar nuevos retos respecto a sus procesos contable-administrativos, analizando los errores más comunes en la gestión
Durante abril y junio de 2020, los meses más severos respecto a la propagación de la Covid-19 en México, alrededor de 10 mil pequeñas y medianas empresas (pymes) tuvieron que parar operaciones debido a las restricciones de movilidad derivadas de la contingencia sanitaria, según el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Ahora, en un contexto como el de la reactivación económica tras la pandemia de Covid-19 se abren nuevos paradigmas para encontrar soluciones en función de optimizar procesos, repensar modelos de negocio y adaptarse al cambio digital acelerado ante la nueva normalidad de los negocios. En este sentido, los negocios y empresas también han tenido que enfrentar nuevos retos respecto a sus procesos contable-administrativos, empezando por analizar y corregir los errores más comunes en la contabilidad, los cuales generan riesgos y fugas de capital.
Según un informe elaborado por la consultora KPMG y Harvey Nash, la crisis económica por la pandemia obligó a las directivas de las empresas a comprender la necesidad de revisar los modelos operativos en función de responder a las nuevas demandas del mercado, y también aceleró la transformación digital en las empresas por lo menos dos años. No obstante, Information/Age (I/A), grupo de inteligencia y tecnología aplicada a negocios, informó que debido a las medidas de transformación digital previas a la contingencia, donde las grandes empresas han logrado posicionarse, las pymes aún se encuentran en dificultades para asegurar su crecimiento.
Muchas pymes y pequeños negocios han optado por tercerizar su contabilidad con el objetivo de llevar una mejor gestión. "Al asesorarte puedes encontrar varias ventajas. En primera, son un complemento de conocimiento, y además sirven como estrategia fiscal", explicó en entrevista con NotiPress, Simón Díaz, director y cofundador de el20.mx, plataforma digital que ofrece soluciones de contabilidad a emprendedores y pymes en México. No obstante, al momento de hacerlo, una gran parte de las pymes o negocios no tienen un contrato de prestación de servicio, lo cual puede traer consecuencias graves a futuro, según el directivo.
"Parece muy simple o sencillo, pero es muy importante que cuando una empresa contrate un servicio de contabilidad tenga claro ese contrato de prestación de servicios. Aquí se podrá establecer cuál es el alcance y cuáles son las responsabilidades del contador y de la empresa que contrata el servicio", menciona Díaz. Este contrato, dice el experto, puede ser crucial si se presentan problemas fiscales o negligencias referentes a la contabilidad de una empresa ante el Servicio de Atención Tributaria (SAT), pues ayudará a poder hacer la declaración y aclaración correspondiente.
Otro de los errores más comunes y trascendentes que cometen las empresas en la gestión contable-administrativa es dar acceso total y documentación original al contador, por ejemplo, las escrituras, los archivos de la firma electrónica, los sellos para emitir las facturas o las contraseñas, y, sobre todo, dar de alta como correo principal el del contador en el buzón tributario del SAT. "El correo electrónico que tiene que regir en el buzón tributario es el del dueño de la empresa o el representante legal" afirma Díaz, pues si el contador está haciendo mal su trabajo, los avisos por parte del SAT llegarán a ese correo y existe el riesgo de que los ignore.
"Algunos emprendedores piensan que como el contador es el encargado y responsable de la gestión fiscal y administrativa, debe ser su correo el que está dado de alta como principal en el buzón tributario, eso es un error garrafal. El SAT permite dar de alta otras cuatro cuentas, a partir de ahí el contador o asistente administrativo puede tener acceso al buzón" explica Díaz.
En el caso de la documentación original, el cofundador de el20.mx afirmó, hay contadores que tienen la mala práctica de "secuestrar" dicha documentación para exigir dinero a cambio de devolverla, por ello, recomienda, los archivos solicitados por cualquier persona que no sea el representante legal o dueño de la empresa sean fotocopias de los documentos originales.
Por otro lado, otra práctica errónea es dar el dinero al contador para pagar los impuestos en nombre de la empresa. "Por experiencia, el 99 por ciento, porque a lo mejor sí hay algunos que lo hacen, de los contadores que piden a los contribuyentes el dinero para pagar los impuestos se quedan con él y desaparecen, es decir, hacen fraude", afirmó Díaz.
Llevar la contabilidad de una empresa puede ser tarea difícil cuando no se tienen las herramientas y los conocimientos necesarios para hacerlo, por ello, es indispensable que tanto emprendedores como pymes se informen sobre los errores más comunes en la gestión contable-administrativa y busquen asesoría en función de controlar gastos, optimizar procesos y evitar riesgos futuros.
Una declaración complementaria se presenta cuando el contribuyente desea hacer un cambio o ajuste en una declaración de impuestos. Se clasifican de la siguiente manera:
Modificación de Declaración: deberá presentarse para modificar la información de una declaración previamente presentada o para incorporar regímenes u obligaciones.
Dejar sin efecto Declaración: se utilizará para eliminar en su totalidad una declaración o declaraciones previamente presentadas.
Declaración no presentada: únicamente podrá presentarse cuando el contribuyente previamente haya dejado sin efecto la o las declaraciones presentadas con anterioridad.
A través del Registro Federal de Contribuyentes, mejor conocido como RFC, las autoridades pueden identificar a los contribuyentes para controlar el pago de impuestos frente al Servicio de Administración Tributaria (SAT).
El RFC es el registro que la autoridad, en este caso Hacienda, brinda a absolutamente todos los contribuyentes para que podamos ejercer algún servicio o algún tipo de negocio dentro de México. Desde ser subordinado, como un sueldo y salario, que se paga un sueldo mensual o quincenal, hasta tener una empresa. Para eso es el RFC.
La planificación fiscal es el conjunto de prácticas y estrategias que tienen como objetivo reducir o postergar la carga tributaria dentro de la legalidad vigente. Para esto, debe hacerse un análisis detallado de la estructura y las actividades del negocio, lo que llevará al éxito de esta planificación, ya que cada empresa tiene sus características peculiares que deberán tomarse en cuenta para un mejor aprovechamiento de la estrategia.
Dicho esto, es importante dejar claro que la planificación fiscal es un recurso totalmente legal y no tiene nada que ver con la evasión tributaria, por eso es fundamental contar con un respaldo documental que garantice la licitud de todas tus prácticas.
Visita domiciliaria
La visita domiciliaria para la revisión de tu situación, es realizada en el lugar que proporcionaste como dirección fiscal, ya sea un establecimiento o local. En dicha visita debes proporcionar los documentos que el auditor te solicite con respecto a la contabilidad de tu negocio. Cabe recalcar que de igual manera podrán obtener copias de dichos documentos .
En dado caso en que el auditor considere necesario, podrá asegurar la contabilidad o bienes que no estén registrados y también poner sellos o marcas en documentos, oficinas y muebles para evitar que sean maniobrados o intervenidos durante el proceso.
El Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) se ha generado para aquellos contribuyentes que cuenten con alguna de las siguientes características:
Realicen actividades empresariales, enajenación de bienes o prestación de servicios, por lo que no se requiere título profesional para su realización.
Obtengan ingresos por salarios, asimilados a salarios, arrendamiento o por intereses y que sus ingresos en conjunto no excedan de 2 millones de pesos.
Organizaciones que estaban adscritas al Régimen de Pequeños Contribuyentes (Repecos) o bien al Régimen Intermedio.
Cada día son más las persona del régimen asalariado que ven necesario tener una actividad que les genere ingresos extra, pero al mismo tiempo les preocupa seguir cotizando en el seguro social o tener un ingreso seguro mediante su salario.
Es entonces cuando surge la pregunta, ¿Puede una persona física trabajar como asalariado y adicional realizar una actividad profesional por honorarios?
Siéntete tranquilo que aquí te daremos la respuesta y es más sencilla de lo que pensabas.
La respuesta es sí. Según la ley del ISR en el artículo 101, todos los ingresos de la persona o contribuyente ya sean por sueldos y salarios, honorarios, u otros señalados en la misma Ley se consideran ingresos acumulables para efectos fiscales, es decir, para pagar impuestos.
Depósitos entre familiares en línea directa (padres e hijos y viceversa). Ojo, no se considera a abuelos o nietos. También, se excluye a hermanos, tíos, primos, sobrinos, etc.
Depósitos entre cónyuges.
Algunos donativos (con una cantidad de hasta tres veces el salario mínimo en un año).
Pensiones alimenticias.
Jubilaciones.
Pensiones vitalicias.
Herencias.
Indemnizaciones por invalidez, incapacidad, cesantía, vejez, retiro o muerte.
Becas estudiantiles.
Las prestaciones de previsión social.
Pagos por parte de compañías de seguros a asegurados, o bien, a los beneficiarios.
Premios por concursos del sector científico, artístico o literario.
A la contabilidad también se le ha llamado el lenguaje de los negocios, si pensamos que en cada tipo de negocio existen interese distintos, será necesario preparar y presentar diferentes tipos de información que los satisfagan, razón por la cual los informes financieros deberán ser sustancial y razonablemente distintos dependiendo del tipo de usuario y sus necesidades. En función de las actividades que realiza la entidad: Si bien la contabilidad es única y se aplica en todas las entidades económicas, pueden reconocerse diversas especialidades, según sea la actividad o giro de la entidad que la aplica, de entre estas podemos enumerar en forma enunciativa más no limitativa:
En contabilidad existe lo que se denomina «Ciclo Contable«. Este es el nombre dado al proceso colectivo de recolección y procesamientos de los hechos contables y consta de 9 pasos:
Recolección y análisis de transacciones.
Registro en el libro Diario General.
Pase al Mayor General.
Preparación de la Balanza de Comprobación.
Calculo y asientos de ajustes.
Balanza de comprobación ajustada
Realización de los Estados Financieros.
Cierre de las cuentas.
Preparación de una balanza de comprobación post-cierre.
De acuerdo con el Código Fiscal De La Federación Artículo 4o.- Son créditos fiscales los que tenga derecho a percibir el Estado o sus organismos descentralizados que provengan de contribuciones, de sus accesorios o de aprovechamientos, incluyendo los que deriven de responsabilidades que el Estado tenga derecho a exigir de sus funcionarios o empleados o de los particulares, así como aquellos a los que las leyes les den ese carácter y el Estado tenga derecho a percibir por cuenta ajena.